Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TDDDG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent über die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und Dienste.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Rankion GmbH
Weidenweg 12
74321 Bietigheim-Bissingen
Deutschland

Geschäftsführer: Alexander Weipprecht
E-Mail:info@rankion.ai
Telefon: +49 7142 9170511

Datenschutzbeauftragter:datenschutz@rankion.ai

2. Welche Daten erfassen wir?

2.1 Kontakt- und Accountdaten

• Name, E-Mail-Adresse (bei Registrierung)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Profilbild (optional)
• Sprachpräferenz
• Zahlungsinformationen (über Stripe, siehe 4.2)

2.2 Nutzungsdaten

• Erstellte Projekte, Artikel und Inhalte
• Keyword-Recherchen und SEO-/GEO-Scores
• Style Profiles, Knowledge Base Einträge
• Content-Storylines und Publikationspläne
• Generierte Bilder
• Chat-Verläufe mit dem AI-Assistenten
• Feedback-Meldungen (Freitext, Kategorie, Bearbeitungsstatus und optional bis zu drei selbst hochgeladene Screenshots): werden bei Löschung der Meldung oder deines Kontos automatisch mitgelöscht, die Bilddateien inbegriffen. Die Screenshots sind nicht öffentlich abrufbar, sondern nur für dich und unsere Administratoren; beim Hochladen werden sie serverseitig neu erzeugt, wodurch enthaltene Metadaten wie EXIF- oder GPS-Angaben entfallen. Dazu speichern wir die Seite, auf der du die Meldung abgeschickt hast (nur Pfad und Query-String, ohne die Domain), die Kennung deines Browsers (User-Agent), das Projekt, das beim Absenden in deinem Konto ausgewählt war, und den Bereich der Anwendung (das Modul), in dem du dich befunden hast. Der Zweck ist allein die Fehlersuche: ohne die Seite lässt sich eine Meldung wie „der Knopf reagiert nicht“ nicht wiederfinden, ohne Browser und Betriebssystem nicht nachstellen, und ohne Projekt und Bereich lässt sie sich nicht dem Arbeitsstand zuordnen, in dem sie entstanden ist. Werte von Adressparametern, die vertraulich sein können (token, signature, secret, api_key, password, key), ersetzen wir vor dem Speichern durch ***. Alle diese Angaben werden zusammen mit der Meldung gelöscht und nicht an Dritte weitergegeben
• Credit-Verbrauch und Transaktionshistorie
• Team-Mitgliedschaften und Berechtigungen

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse (in Sitzungsdaten und Verwaltungsprotokoll nach 7 Tagen anonymisiert, in Server- und Anwendungsprotokollen nach 14 Tagen gelöscht); für das Sperr-Protokoll gilt Abschnitt 2.4
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (Herkunftsseite)
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Cookies (siehe Abschnitt 8)

2.4 Sperr-Protokoll (Wegwerf-Adressen)

Wenn Sie sich registrieren, sich erstmals über Google anmelden oder über das Formular des kostenlosen AI Reality Check (öffentlich zugänglich, ohne Anmeldung) eine Anfrage senden und die angegebene E-Mail-Adresse zu einem uns bekannten Wegwerf-Mail-Anbieter gehört, weisen wir den Vorgang ab. Diesen Versuch speichern wir in einem Sperr-Protokoll: die IP-Adresse, die Domain der E-Mail-Adresse (den Teil nach dem @), den Grund der Abweisung und den Zeitpunkt. Die vollständige E-Mail-Adresse speichern wir dabei nicht. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch aus dem Sperr-Protokoll gelöscht.

Das Sperr-Protokoll dient dazu, Missbrauch zu erkennen: Wegwerf-Adressen sollen nicht dazu dienen, das kostenlose Startguthaben oder den kostenlosen AI Reality Check mehrfach zu beziehen. Anhand des Protokolls sehen wir, wie oft eine gesperrte Domain eingesetzt wird und ob sich Versuche von derselben IP-Adresse häufen, und halten so unsere Sperrliste aktuell.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse ist es, Missbrauch unserer kostenlosen Leistungen zu erkennen und die Sperrliste zu pflegen. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Informationen zu unserer Interessenabwägung erhalten Sie auf Anfrage, kontaktieren Sie uns dazu unter datenschutz@rankion.ai.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrages (Bereitstellung unserer Dienste)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z.B. für Marketing, Analytics)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Verbesserung der Dienste)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtungen (Steuerrecht, Aufbewahrungspflichten)

4. Weitergabe an Drittanbieter

Zur Bereitstellung unserer Dienste nutzen wir spezialisierte Drittanbieter. Alle Anbieter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

4.1 AI-Content-Generierung (USA - Drittlandübermittlung)

Wichtig: Die AI-Content-Generierung erfolgt über US-amerikanische Anbieter. Ihre Text-Prompts werden in die USA übertragen. Die USA gelten zwar seit 2023 wieder als "sicheres Drittland" (EU-US Data Privacy Framework), jedoch besteht aufgrund von Gesetzen wie FISA 702 und Executive Order 12333 theoretisch Zugriffsmöglichkeit für US-Behörden. Beide Anbieter verpflichten sich vertraglich zu "Zero Data Retention" - d.h. API-Anfragen werden nicht gespeichert oder für Training verwendet.

Unsere Empfehlung: Geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten (Namen, Adressen, Gesundheitsdaten, etc.) in Text-Prompts ein. Anonymisieren Sie Beispiele. Für hochsensible Anwendungsfälle konsultieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.

4.2 Zahlungsabwicklung

4.6 Authentifizierung

Google Ads Conversion-Tracking (nur mit Einwilligung)

Von Ihnen verbundene Google-Dienste (Search Console, Analytics 4, Unternehmensprofil)

4.7 Hosting & Infrastruktur

KI- und Daten-Sub-Processors

Folgende Drittanbieter setzen wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein. Eine immer aktuelle Liste mit Region, Zweck und DPA-Links findest du auf /trust/sub-processors — dies ist die einzig verbindliche Quelle. Bei Unstimmigkeiten zwischen dieser Datenschutz-Seite und der Trust-Center-Liste hat letztere Vorrang.

netcup GmbH

Anthropic, PBC

OpenAI, L.L.C.

Google LLC

Perplexity AI, Inc.

X.AI Corp.

Microsoft Corporation

Black Forest Labs GmbH

Scraper API, LLC

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Serper.dev

5. Speicherdauer

• Accountdaten: Bis zur Löschung Ihres Accounts
• Inhalte (Artikel, Projekte): Bis zur manuellen Löschung oder Account-Löschung
• Zahlungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• IP-Adressen: in Sitzungsdaten und im Verwaltungsprotokoll 7 Tage (Sicherheit), danach anonymisiert; für das Sperr-Protokoll gilt Abschnitt 2.4
• Server- und Anwendungsprotokolle: 14 Tage (Sicherheit, Fehleranalyse), danach gelöscht; Sperrlisten der Angriffsabwehr höchstens 7 Tage
• Nachweis des Verzichts auf das Widerrufsrecht: IP-Adresse und Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zum sofortigen Beginn der Leistung (§ 356 Abs. 5 BGB). Die IP-Adresse wird gelöscht, sobald nach dem Ende Ihres Vertrags die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren abgelaufen ist (§ 195 BGB); sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Vertrag endete (§ 199 Abs. 1 BGB). Der Nachweis selbst — Zeitpunkt und Wortlaut Ihrer Zustimmung — bleibt dabei stehen. Nach einer Löschung Ihres Kundenkontos wird er gelöscht, sobald dieselbe Frist abgelaufen ist
• Verwaltungsprotokoll nach einer Kontolöschung: Die Löschung Ihres Kundenkontos und Verwaltungsvorgänge zu Ihrem Konto halten wir mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse fest (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Nachweis dieser Vorgänge). 3 Jahre nach der Löschung des Kontos werden Name und E-Mail-Adresse automatisch entfernt; der Eintrag bleibt ohne diese Angaben bestehen
• Community-Zugang nach einer Kontolöschung: Die Löschung Ihres Kundenkontos beendet eine Community-Mitgliedschaft nicht, nur die Verknüpfung entfällt. 3 Jahre nach der Löschung des Kontos werden Name und E-Mail-Adresse Ihres Community-Zugangs automatisch entfernt; hatten Sie eine bezahlte Mitgliedschaft, geschieht das frühestens 3 Jahre nach deren Ende. Danach ist keine Anmeldung in der Community mehr möglich, Ihr Pseudonym und Ihre Beiträge bleiben bestehen
• Kündigungserklärungen: Ihre Angaben aus der Kündigungserklärung (Name, E-Mail-Adresse, Vertrag, Art der Kündigung, gewünschter Beendigungszeitpunkt, Ihr Zusatztext), der Zeitpunkt des Eingangs und, falls vorhanden, der Bezug zu Konto und Abo. Wir bewahren sie als Nachweis des Zugangs 6 Jahre auf, auch wenn Ihr Kundenkonto vorher gelöscht wird oder zu der Adresse kein Konto besteht (§ 257 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Erklärung einging oder der Vertrag endete, maßgeblich ist das spätere Jahr. Danach wird der Eintrag automatisch gelöscht, es sei denn, Ihre Kündigung konnte technisch nicht ausgeführt werden; dann klären wir das zuerst
• Meldungen (Vorfälle, Forum): die IP-Adresse wird nur als Hash gespeichert (pseudonymisiert), zusammen mit der Meldung
• Sperr-Protokoll (abgewiesene Wegwerf-Adressen): 90 Tage, danach automatische Löschung (siehe Abschnitt 2.4)
• Chat-Verläufe: 90 Tage (automatische Löschung)
• Cookies: Siehe Cookie-Einstellungen (max. 1 Jahr)
• Backups: Datenbank-Abzug vor jeder Änderung der Datenbankstruktur; die letzten 10 Stände werden behalten, ältere gelöscht

6. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): "Recht auf Vergessenwerden"
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:datenschutz@rankion.ai

7. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/615541-0
E-Mail:poststelle@lfdi.bwl.de

8. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Details finden Sie in unserenCookie-Einstellungen.

Notwendige Cookies: locale (Sprache), session (Authentifizierung), csrf_token (Sicherheit), theme (Dark/Light Mode)
Laufzeit: session bis 1 Jahr

Analyse-Software (Matomo)

Auf unserer öffentlichen Website (nicht im eingeloggten Kundenbereich) nutzen wir zusätzlich die selbst gehostete Statistik-Software Matomo, betrieben auf unserer eigenen Infrastruktur (provimedia.de). Matomo läuft cookiefrei — es wird nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert, daher ist hierfür keine Cookie-Einwilligung nach § 25 TDDDG erforderlich. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Analyse der Websitenutzung zur Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre IP-Adresse wird anonymisiert und nicht an Dritte weitergegeben. Wir respektieren die „Do Not Track"-Einstellung Ihres Browsers — ist sie aktiviert, findet keine Analyse statt.

Sie können der Verarbeitung jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen, kontaktieren Sie uns dazu unter datenschutz@rankion.ai.

Rechnungspostfach

Für Rechnungen an uns betreiben wir ein eigenes Postfach. Eingehende Mails prüfen wir automatisiert darauf, ob sie eine Rechnung enthalten. Von jeder Mail speichern wir eine Protokollzeile mit Absenderadresse, Betreff, Kennung und Zeitpunkt. Inhalt und Anhänge speichern wir in der Anwendung nur, wenn die Mail eine Rechnung ist oder ein Administrator sie als Rechnung bestätigt.

Rechtsgrundlage: Für Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG. Für die Protokollzeile Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine vollständige und nachvollziehbare Rechnungsablage.

Speicherdauer: Protokollzeilen ohne Rechnung löschen wir nach 90 Tagen. Rechnungen bewahren wir acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Mails selbst bleiben im Postfach, bis wir sie dort von Hand entfernen.

Empfänger: Einmal im Monat erhält unsere Buchhaltung die Rechnungen eines Anbieters — vollständige wie unvollständige; unvollständig heißt, dass einzelne Pflichtangaben fehlen, die Rechnung selbst aber vorliegt. Nicht an die Buchhaltung gehen Belege, bei denen unklar ist, ob sie überhaupt an uns gerichtet sind, und Belege, die uns nur als Link erreicht haben. Einzelne Mails leiten wir an die zuständige Stelle weiter; jede Weiterleitung protokollieren wir.

9. Datensicherheit

Wir setzen umfassende Sicherheitsmaßnahmen ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt (TLS 1.2/1.3)
• Passwort-Hashing: Bcrypt-Algorithmus (niemals im Klartext gespeichert)
• 2-Faktor-Authentifizierung: Optional für erhöhte Sicherheit
• Firewalls & DDoS-Schutz: Schutz vor unautorisierten Zugriffen
• Sicherungen: Datenbank-Abzug vor jeder Änderung der Datenbankstruktur; die letzten 10 Stände werden behalten, ältere gelöscht; Ablage nur auf dem Server in Deutschland
• Security Audits: Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Access Controls: Strenge Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeiter

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Für erneute Besuche gilt jeweils die aktuellste Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

Stand dieser Datenschutzerklärung: 06.11.2026
Version: 2.6